Lista kontrolna do przejęcia ksiąg rachunkowych to praktyczne narzędzie, które może znacząco ułatwić i usprawnić proces przejmowania księgowości nowego klienta. Zapewnia ona lepszą organizację pracy, zwiększa efektywność i pomaga w budowaniu profesjonalnego wizerunku biura rachunkowego.
Decydując się na współpracę z klientem działającym już na rynku, wiąże się to z koniecznością przeprowadzenia bardziej szczegółowej analizy niż w przypadku startu firmy z pomocą naszego biura. Dla niektórych biur łatwiejsze jest przejęcie klienta, który jest już ułożony podatkowo, niż wprowadzanie nowego przedsiębiorcy w zawiłości księgowe panujące w naszym kraju. Przejęcie pełnej księgowości jest zadaniem bardziej złożonym niż przejęcie uproszczonej księgowości. Proces rozpoczęcia współpracy z klientem jest dobrym przykładem na powtarzalność procesu. W tym przypadku możliwa jest standaryzacja usług, która rzadko wykracza poza ustalony schemat.
Nazywam się Adam Bartusiak - jestem absolwentem Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach na kierunku Finanse i Rachunkowość i Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu na kierunku Lean Management. Od ponad 10 lat jestem odpowiedzialny za realizację procesów księgowych w NEX Biuro Rachunkowe Katowice. Moim celem jest tworzenie biura rachunkowego jako kuloodpornego biznesu - odpornego na zmiany legislacyjne i zmiany w kadrze biura. Wprowadzam kulturę Lean management do codziennej pracy biura. Jak długo może Cię nie być w biurze?
Przeoczenie ważnego dokumentu lub procedury może prowadzić do błędów, zaległości i niepotrzebnych komplikacji. Nasza lista kontrolna minimalizuje ryzyko takich problemów, zapewniając płynne i bezbłędne przejęcie ksiąg rachunkowych. To nie tylko ułatwia pracę, ale także chroni przed potencjalnymi problemami prawnymi i finansowymi.
Przejęcie ksiąg rachunkowych - kluczowe przy rozpoczynaniu współpracy są dokumenty, które musimy otrzymać od poprzednich księgowych. Rozpoczęcie współpracy uzależnione jest od otrzymania odpowiedniej dokumentacji, co zawsze zaznaczam w umowie o prowadzenie księgowości. Jeśli klient nie dostarczy wymaganych przez nas dokumentów, dochodzi do konieczności zajęcia się zaległościami. Wyprowadzanie zaległości księgowych to osobny temat i dodatkowa usługa do wykonania (odpłatnie). Podczas rozmów z potencjalnym klientem dopytuję o powody rozstania z poprzednim biurem księgowym i weryfikuję klienta w ogólnodostępnych rejestrach.
W procesie przejęcia ksiąg rachunkowych idealnym przykładem standaryzacji usług jest zastosowanie wzorcowej listy dokumentów potrzebnych do przejęcia księgowości. Nie wyobrażam sobie, aby za każdym razem tworzyć od nowa listę potrzebnych dokumentów w korespondencji e-mail. Lista kontrolna dokumentów pełni również rolę "filtra", oceniającego terminowość i rzetelność klienta. Jeśli na tym etapie napotykamy problemy po stronie klienta, daje nam to wskazówkę co do jakości przyszłej współpracy.
Przed przejęciem księgowości ważna jest ocena stanu rozrachunków. Otrzymując jedynie dziennik księgowań, odtworzenie rozrachunków jest bardzo czasochłonne. Wyprowadzenie bałaganu w rozrachunkach też powinien być etapem dodatkowej wyceny. Bez odpowiednich podsumowań w plikach PDF czy Excel opracowanie rozrachunków generuje dodatkowe godziny pracy. Odtwarzanie rozrachunków w naszym biurze jest rozliczane według stawki godzinowej, która powinna być ustalana indywidualnie.
Przy wydawaniu dokumentów z naszego biura rzadko zdarza się, że księgowa ma jakiekolwiek pytania. Dokumenty są wydawane w stanie, w jakim sam chciałbym je otrzymywać. Sporządzona lista kontrolna jest w formacie edytowalnym, co umożliwia dodanie indywidualnych wymagań. Polecam korzystanie z gotowych szablonów wiadomości e-mail, które mogą zawierać odnośniki do plików bez konieczności dodawania załączników. Jeśli Twoja skrzynka e-mailowa nie oferuje gotowych szablonów, warto stworzyć folder z taką nazwą, korzystając np.: z OneDrive, aby reszta zespołu miała dostęp do tych materiałów.
Lista kontrolna dokumentów do przejęcia ksiąg rachunkowych zawiera dodatkowo wykaz niezbędnych dokumentów związanych z działem kadry i płac oraz dokumentów administracyjnych firmy - łącznie 32 grupy danych do przekazania. Przygotowanie indywidualnej listy dokumentów za każdym razem może być czasochłonne. Nasza lista kontrolna pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na tym, co najważniejsze – świadczeniu wysokiej jakości usług dla Twoich klientów. Optymalizacja procesów pracy to krok w stronę większej efektywności i lepszego zarządzania zasobami biura.
Przejęcie ksiąg rachunkowych - fragment z listy kontrolnej
Przekazanie ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego, niezależnie od tego, czy ma to miejsce w trakcie roku, czy na jego początku, nie może zakłócić ciągłości księgowości przedsiębiorstwa. Polityka rachunkowości firmy, wymagająca konsekwentnego stosowania zasad księgowości, oznacza jednolitą klasyfikację transakcji gospodarczych, wycenę majątku i zobowiązań, przeprowadzanie odpisów amortyzacyjnych oraz umorzeniowych, określanie wyniku finansowego i przygotowywanie sprawozdań finansowych w kolejnych okresach obrachunkowych. Celem jest zapewnienie porównywalności danych finansowych z roku na rok, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Art. 5. o rachunkowości
Ciągłość stosowania przyjętej polityki rachunkowości
1. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
2. Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego.Rozumiemy, że każde biuro rachunkowe ma swoje unikalne potrzeby. Dlatego nasza lista kontrolna jest edytowalna i można ją dostosować do specyficznych wymagań Twojego biura oraz klientów. Taka elastyczność pozwala na maksymalne wykorzystanie narzędzia w różnorodnych sytuacjach.
Nie czekaj, aż trudności w przejęciu ksiąg rachunkowych wpłyną na jakość Twoich usług. Skorzystaj z naszej listy kontrolnej i zapewnij sobie spokój ducha, profesjonalizm oraz satysfakcję klientów. To inwestycja, która szybko się zwraca w postaci oszczędności czasu.