Ustalając procedury w działach księgowości mamy możliwość ograniczania błędów poprzez ukierunkowane działania. Jest to prosty sposób na osiągnięcie doskonałego poziomu jakości. Wypełniając procedurę jesteśmy skupieniu na konkretnej czynności. Ankieta bilansowa będzie tego dobrym przykładem i początkiem do wprowadzenia standardów jakości w naszych biurach. Lean to lepsze procesy także w biurach i usługach.
Przygotowanie bilansu jest okresem intensywnej wymiany informacji między klientem a biurem rachunkowym. Najważniejszym dokumentem określającym wzajemne obowiązki stron jest umowa usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Odpowiednio ukształtowane zapisy umowy zabezpieczą interes klientów i biura rachunkowego. Biuro rachunkowe i przedsiębiorca powinni być świadomi swoich obowiązków względem drugiej strony. Sporządzenie sprawozdania finansowego można odpowiednio standaryzować i wprowadzić odpowiednie procedury do polityki jakości biura rachunkowego. Przykładem tego mogą być procedury, które wyznaczają jakość usług i pozwalają zapanować nad spiętrzeniem zadań w terminach podatkowych. Klient biura rachunkowego zazwyczaj nie jest specjalistą z zakresu księgowości, zatem ważne jest odpowiednie zaplanowanie komunikatów, które przekażemy klientom w odpowiednim czasie, przed przygotowaniem sprawozdania finansowego. Jedną z procedur jakości, którą wprowadziłem w naszym biurze jest ankieta bilansowa.
Ankieta bilansowa - procedury w biurze rachunkowym
Nazywam się Adam Bartusiak - jestem absolwentem Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach na kierunku Finanse i Rachunkowość i Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu na kierunku Lean Management. Od ponad 10 lat jestem odpowiedzialny za realizację procesów księgowych w NEX Biuro Rachunkowe Katowice. Moim celem jest tworzenie biura rachunkowego jako kuloodpornego biznesu - odpornego na zmiany legislacyjne i zmiany w kadrze biura. Wprowadzam kulturę Lean management do codziennej pracy biura. Jak długo może Cię nie być w biurze?
Początek roku to czas, aby rozpocząć przygotowania sprawozdań finansowych. Po zakończonym roku mogą wystąpić zdarzenia, które mają wpływ na sprawozdanie finansowe i zawarte w nim informacje. Na tym etapie można zastosować listę zadań, które to zadania będą powtarzalne przy sporządzaniu kolejnych sprawozdań finansowych. W ten sposób będziemy świadczyć usługę według ustalonego standardu dla wszystkich klientów. Sporządzona w ten sposób lista zadań pozwoli stworzyć listę kontrolną. Listy kontrolne pomagają zarządzać procesem i ograniczać błędy. Poniżej zamieszczam fragment pytań z ankiety bilansowej. Cała ankieta zawiera 27 pytań:
Czy pomiędzy dniem bilansowym a chwilą obecną miały miejsce inne zdarzenia istotnie wpływające na działalność Spółki?
Czy Spółka jest stroną w postępowaniu egzekucyjnym, układowym, ugodowym lub - upadłościowym?
Jakie środki trwałe są używane przez Spółkę na podstawie umów najmu, dzierżawy, leasingu, itp.?
Czy istnieją gwarancje i poręczenia udzielone Spółce przez inne jednostki?
Czy Spółka była stroną umów istotnych do oceny jej sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego, które nie zostały uwzględnione w bilansie? Proszę opisać charakter i cel tych umów.
Zgodnie z art. 54 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej. [..] W przypadku otrzymania informacji o zdarzeniach mających istotny wpływ na sprawozdanie finansowe po zatwierdzeniu tego sprawozdania, ich skutki ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te pozyskano. W myśl art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości, jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 ustawy, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych".
Każda praca wykonywana dla klienta jest procesem, w którym można stosować zasady lean managementu. Zastosowanie ankiety bilansowej może być tego idealnym przykładem.
Zachęcam do zapoznania z tematem procedury dotyczącej rozrachunków: