Koniec roku to czas, kiedy większość biur rachunkowych planuje przerwę świąteczną. W naszym biurze przed końcem roku przeprowadzamy kilka procedur, które pomagają zachować należytą staranność i zabezpieczyć interes biura i naszych klientów.
Procedury w biurze rachunkowym na zakończenie roku – po co?
Procedury w firmie pozwalają zachować przejrzystość i powtarzalność procesu. Gdy w Twoim biurze masz procedury, to łatwiej wdrożysz nowych pracowników - nie będziesz tłumaczyć wszystkiego od początku, a proces przyuczenia nowych osób zdecydowanie przyśpieszy. Usprawniając procesy zapanujesz nad własnym czasem pracy i czasem wolnym – rozwiniesz firmę.
Nazywam się Adam Bartusiak - jestem absolwentem Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach na kierunku Finanse i Rachunkowość i Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu na kierunku Lean Management. Od ponad 10 lat jestem odpowiedzialny za realizację procesów księgowych w NEX Biuro Rachunkowe Katowice. Moim celem jest tworzenie biura rachunkowego jako kuloodpornego biznesu - odpornego na zmiany legislacyjne i zmiany w kadrze biura. Wprowadzam kulturę Lean management do codziennej pracy biura. Jak długo może Cię nie być w biurze?
Większość procedur w naszym biurze, to wynik przeszłych problemów z organizacją procesów. Głównym celem wprowadzenia i przestrzegania procedur, było dążenie do świadczenia wysokiej jakości usług.
Każdy klient otrzymuje ten sam standard usług bez znaczenia, która księgowa, czy księgowy prowadzi klienta. Standard jest jeden. Stawiamy na standaryzację i automatyzację.
Przedstawiając krótki opis procedur, skupiam się na praktyce i organizacji procesu – pomijam kwestię omawiania przepisów podatkowych. Jeśli wolisz pominąć czytanie i dostać gotową listę procedur na zakończenie roku, to zapraszam do zakupu specjalnie przygotowanej listy w formacie pliku Excel.
Pierwszą z procedur, jest weryfikacja podatników zwolnionych podmiotowo z VAT. Korzystając z naszego oprogramowania filtrujemy, którzy podatnicy są zwolnieni z VAT (korzystamy z wfirma.pl ale o tym w innym poście). Następnie mając gotową listę podmiotów sprawdzamy, za pośrednictwem modułu analiz, który podatnik zbliża się do ustawowego limitu 200 000 zł. Procedurę weryfikujemy również w trakcie roku. Jeśli nie posiadasz modułu analiz, to możesz wykorzystać dowolne inne podsumowanie z wewnętrznego systemu. Poniżej fragment z modułu analiz wfirma.pl
Konsekwencje przeoczenia limitu zwolnienia z VAT możemy sobie łatwo wyobrazić. Przeoczenie limitu z poprzednich miesięcy czy nawet lat, może powodować duże zaległości podatkowe. Nawet jeśli posiadamy ubezpieczenie, to może się okazać, że odzyskamy tylko odsetki. Warto również przyjrzeć się, jakie zapisy zawiera nasza umowa o prowadzenie księgowości.
Omawiając kolejny element procedury, warto zatrzymać się w temacie podatku VAT. Sprawdzimy tym razem limit małego podatnika w VAT. Duża kwota limitu, którą łatwo przekroczyć - 2 mln euro sprzedaży brutto (jeszcze niedawno było 1,2 mln brutto). Księgując, sprawdzając i wyliczając podatki łatwo, przegapić limit małego podatnika w VAT. Nawet klient z niewielkim dochodem może przekroczyć limit. W naszym biurze niewielu podatników rozlicza się metodą kasową, natomiast zdecydowanie więcej klientów korzysta z kwartalnego rozliczenia w VAT. Przekraczając limit tracimy możliwość rozliczania kwartalnego z VAT, co może skutkować dopłatą odsetek.
Przechodząc do kolejnego elementu procedury zostańmy przy kwocie 2 mln brutto. Tym razem przechodzimy do podatku dochodowego, a dokładnie limit małego podatnika w CIT. Omówmy się - kto może, to korzysta z 9% stawki CIT. Wśród zasad stosowania stawki 9% wymienia się limit przychodów. Aby nie było łatwo, liczymy równolegle dwa limity:
2 mln euro przychodów w poprzednim roku podatkowym- ze sprzedaży brutto, czyli z VAT
2 mln euro przychodów netto dla bieżącego roku podatkowego.
Zbliżając się do kwoty 2 mln euro warto przejrzeć przepisy, które wskażą przychody wliczane do limitu. Pamiętaj, że limity liczymy równolegle.
Następny fragment procedury dotyczy rozrachunków, podatku VAT i podatku dochodowego. Po każdym miesiącu oraz na zakończenie roku sprawdzamy:
Czy zachowano restrykcję kosztową art. 18f pkt 15 Updop tzn.: weryfikacja faktur z terminem płatności powyżej 60 dni - "Jeżeli termin zapłaty określono na fakturze (rachunku) lub w umowie z naruszeniem przepisów ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, przez termin zapłaty, o którym mowa w ust. 1 i 2, rozumie się termin określony zgodnie z przepisami tej ustawy."
Weryfikacja faktur z terminem płatności powyżej 90 dni
Przekroczenie terminów płatności może powodować obowiązek zmiany wysokości podstawy opodatkowania w podatku dochodowym i podatku VAT. W przypadku ksiąg rachunkowych wyszukanie transakcji, po terminie płatności, nie powinno być problematyczne. Prowadząc uproszczoną księgowość nasz program automatycznie tworzy korektę podstawy opodatkowania - tym samym tworzymy listę transakcji, do potwierdzenia z klientem. Większość programów księgowych do prowadzenia uproszczonej księgowości umożliwia, wprowadzanie terminów płatności do dokumentów kosztowych.
Do tej pory opisałem następujące czynności kontrolne:
Weryfikacja podatników podmiotowo zwolnionych z VAT
Limit małego podatnika w VAT
Limit małego podatnika w CIT
Restrykcja terminów płatności
Gotowa lista procedur na zakończenie roku - zawiera 16 dodatkowych czynności/limitów kontrolnych. Łącznie lista zawiera 20 czynności sprawdzających. Lista kontrolna sporządzona jest w pliku Excel. Gotowy produkt zamów on-line - sprawdź które 20 limitów warto zweryfikować.
Niektórzy mogą pomyśleć, że większość wspomnianych obowiązków powinien dopilnować przedsiębiorca. Nie widzę przeciwwskazań - dokumentem, który określa zakres wzajemnych obowiązków księgowej i przedsiębiorcy jest umowa dotycząca prowadzenia księgowości. Uważam natomiast, że klient powinien być właściwie poinformowany o ciążących na nim obowiązkach. Odpowiednie informowanie klienta o zapisach w umowie z pewnością zaowocuje. Brak informacji przy ewentualnych błędach, może powodować konflikt i obciążyć opinię o biurze.
Jak działa Twoje biuro? Wiesz, jak zrobić jakieś zadanie, ale masz to wszystko tylko w swojej głowie? Pomyśl jak to może wpłynąć na firmę w czasie dowolnego kryzysu. Jest na to sposób - procedury i standaryzacja usług. Chcesz pracować zdalnie z dowolnego miejsca na świecie? Trzymam kciuki!
Procedury w biurze rachunkowym na zakończenie roku: