Rozpoczynając temat rozrachunków można stwierdzić, że jeśli mamy porządek w rozrachunkach, to księgi rachunkowe są prowadzone na bieżąco i dokładnie. Osobiście uważam, że systematyczność i skrupulatność księgowych można ocenić po stanie rozrachunków, a program do pełnej księgowości najlepiej wybrać, na podstawie intuicyjności prowadzenia rozrachunków (w naszym biurze korzystamy z wFirma.pl). Powodów zaniedbań rozrachunków może być wiele – czasem zaniedbanie leży po stronie księgowych, a czasem to brak informacji zwrotnej od klienta.
Nazywam się Adam Bartusiak - jestem absolwentem Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach na kierunku Finanse i Rachunkowość i Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu na kierunku Lean Management. Od ponad 10 lat jestem odpowiedzialny za realizację procesów księgowych w NEX Biuro Rachunkowe Katowice. Moim celem jest tworzenie biura rachunkowego jako kuloodpornego biznesu - odpornego na zmiany legislacyjne i zmiany w kadrze biura. Wprowadzam kulturę Lean management do codziennej pracy biura. Jak długo może Cię nie być w biurze?
Zgodnie z art. 198 § 1 k.s.h. bezprawnie pozyskane środki należy zwrócić spółce.
Dla osoby, która posiadła nienależne środki stanowi to bezpodstawne wzbogacenie. W celu zapobiegania opóźnień w rozliczeniach rozrachunków, stworzyliśmy procedurę zasad ujęcia w księgach rachunkowych nieudokumentowanych przepływów pieniężnych. Księgowi wiedzą, jak postępować m.in. w przypadku braku współpracy klienta, w procesie wyjaśniania braków.
Prowadząc księgi rachunkowe mogą pojawić się niespodziewane zdarzenia np.: rezygnacja klienta z naszych usług , nasza rezygnacja ze współpracy z klientem, kontrola celno-skarbowa. Zawsze powinniśmy przekazać rozrachunki, które zostały sporządzone z należytą starannością. W podanych przykładach nie ma już czasu na ustalenia rozrachunków. Nieścisłości mogą powodować pretensje i niepotrzebne przepychanki z klientami, a nawet odpowiedzialność karną. Wzajemny zakres obowiązków powinna określać umowa - oprócz zawarcia umowy, warto przekazać klientowi wskazówki dotyczące rozliczeń w firmie. Na początku współpracy z klientem przekazujemy zbiór wskazówek, aby uprościć rozliczenia. Zachęcam do zakupu procedury – zasady ujęcia w księgach rachunkowych nieudokumentowanych przepływów pieniężnych (wydatki).
Rozrachunki z kontrahentami - zakres informacji powinien być dopasowany do standardu Twojego biura. Poniżej fragment naszej informacji.
Przykład informacji dla klienta o rozrachunkach:
Jeśli płacisz za zakupy przez Internet, to unikaj zbiorczej płatności za kilka faktur.
Jeśli możesz, to wybieraj płatność przelewem zwykłym niż przyspieszonym – w przypadku przelewów przyspieszonych nie zawsze widać tytuł przelewu tylko opis np.: „przelew natychmiastowy”.
Opisuj właściwie przelewy tzn.: numer faktury.
Płać tyle ile wskazano na fakturze – nie doliczaj samodzielnie odsetek czy innych zaokrągleń.
Sprawdź, czy Twój bank ma możliwość udostępniania wyciągów bankowych bezpośrednio do księgowych – niektóre banki umożliwiają dodatnie pełnomocnika a nie o to chodzi! Chodzi tylko o wgląd do samych wyciągów bankowych które musisz generować co miesiąc do księgowości. Udostępniając taką możliwość zaoszczędzisz sporo czasu.
Rozrachunki z kontrahentami na bieżąco i dokładnie – czyli jak?
W naszym biurze istnieje główna zasada, która mówi, że moduł rozrachunków musi być zgodny z zestawieniem obrotów i sald. Czyli konta rozrachunkowe obrotówki muszą być zgodne z należnościami i zobowiązaniami modułu rozrachunków. Zgodność tego rodzaju jest ustalana przez księgowych – ewentualne zaniedbania są zatem błędem po stronie działu księgowości. Można pomyśleć, jakim sposobem moduł rozrachunków nie jest zgodny z zestawieniem obrotów i sald? Owszem może i bywa 😉
Poniżej screen z programu wfirma.pl - moduł usprawnia rozliczenia rozrachunków i bieżące raportowanie prosto do klienta. Standaryzację usług możesz świadczyć za pomocą dowolnego programu FK.
Nie każdy wydatek jest kosztem – nie każdy koszt jest kosztem podatkowym. Na początku dekretacji przepływów pieniężnych w firmie, każdy wypływ środków pieniężnych jest rozrachunkiem – w ten sposób postępujemy wg naszego standardu. Dopiero po rozpoznaniu może stać się kosztem lub kosztem podatkowym. Do momentu rozpoznania lub braku wyjaśnienia, rozrachunek pozostaje do rozliczenia.
Gotowa procedura weryfikacji przepływów pieniężnych (wydatków)
Standaryzacja rozliczeń przepływów pieniężnych
Moim celem było wprowadzenie zasad, które ujednolicą sposób weryfikacji wydatków w księgach rachunkowych. Właściwie opracowane procedury w firmie ustalają zasady pracy, porządkują i upraszczają pracę. Tworzą powtarzalne procesy, które można łatwo delegować i zastępować. Celem procedury jest uregulowanie i ujednolicenie przepływów pieniężnych w księgach rachunkowych, oraz w podstawie opodatkowania CIT (klientów biura). Procedura przewiduje możliwe warianty postępowania z klientem współpracującym oraz w sytuacji, gdy klient nie współpracuje w celu wyjaśnienia przepływów i zachowania należytej staranności np.: dla celów ochrony ubezpieczeniowej biura.
Poniżej spis treści procedury weryfikacji przepływów pieniężnych (wydatków):
Procedurę można wykorzystać w procesie instruowania nowych pracowników lub dostosować do własnych potrzeb biura.