Zdarza się, że właściciel biura rachunkowego zatwierdza sprawozdanie finansowe przygotowane przez zespół, nie biorąc bezpośredniego udziału w jego opracowywaniu. W takich sytuacjach, właściciel często opiera się na zaufaniu do swoich pracowników, podpisując dokumenty, nie mając pełnej wiedzy o zawartych w nich danych. Rodzi to pytanie o odpowiedzialność za prawdziwość i rzetelność informacji w sprawozdaniu. Jak właściciel biura lub księgowi mogą zapewnić sobie bezpieczeństwo przed podpisaniem niezgodnego z rzeczywistością sprawozdania finansowego klienta biura rachunkowego?
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w biurze rachunkowym - kwestia, kto ostatecznie powinien być osobą podpisującą sprawozdanie finansowe - czy to właściciel biura, czy bezpośrednio odpowiedzialni za jego przygotowanie księgowi - pozostaje przedmiotem dyskusji. Odpowiedzialność ta powinna być jasno określona, z uwzględnieniem zarówno przepisów prawnych, wewnętrznych procedur biura, jak i etyki zawodowej.
Standaryzacja usługi - procedura sprawozdanie finansowe
Każdego roku przed końca stycznia, nasze biuro rachunkowe inicjuje działania mające na celu przygotowanie rzetelnego sprawozdania finansowego. Integralną częścią tego procesu jest systematyczne informowanie naszych klientów o ich obowiązkach z tym związanych. Poniżej przykład wiadomości, którą otrzymuje klient.
Przykład wiadomości e-mail: rozpoczęcie procesu przygotowania sprawozdania finansowego – ważne informacje
Dzień dobry,
mamy przyjemność poinformować, że nasze biuro rozpoczyna proces przygotowania sprawozdania finansowego za ostatni rok obrachunkowy. Jest to kluczowy moment, mający na celu zapewnienie, że sprawozdanie finansowe będzie rzetelne, kompletne i wiernie odzwierciedlało stan majątkowy oraz finansowy Państwa firmy.
W związku z tym, chcielibyśmy prosić o dokładną analizę i sprawdzenie, czy wszystkie niezbędne dokumenty zostały już dostarczone do naszego biura. Jest to niezbędne do prawidłowego i efektywnego sporządzenia sprawozdania finansowego. Prosimy o uzupełnienie ewentualnych braków w dokumentacji w ciągu najbliższego tygodnia.
Do wiadomości dołączamy ankietę bilansową, która jest nieodzownym elementem procesu przygotowania sprawozdania. Prosimy o jej dokładne wypełnienie, zaakceptowanie oraz podpisanie, co umożliwi księgowej prowadzącej finalizację sprawozdania finansowego.
Podkreślamy znaczenie rzetelności i dokładności w przygotowaniu sprawozdania finansowego. Dokumenty te, składane są do Krajowego Rejestru Sądowego, a ich wiarygodność ma kluczowe znaczenie dla oceny kondycji finansowej Państwa firmy przez zewnętrzne instytucje.
Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania czy wątpliwości dotyczące dostarczanych dokumentów, procesu przygotowania sprawozdania finansowego lub wypełniania ankiety bilansowej, serdecznie zapraszamy do kontaktu. Nasz zespół jest do Państwa dyspozycji i chętnie udzieli niezbędnych wyjaśnień oraz wsparcia.
W ramach rozpoczęcia współpracy pomiędzy klientem a biurem rachunkowym, kluczowym dokumentem regulującym zakres tej współpracy jest umowa o świadczenie usług księgowych. Dokument powinien precyzyjnie określać zakres wzajemnych zobowiązań i odpowiedzialności obu stron. Ważne jest, aby umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jasno wskazywała, kto jest odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg rachunkowych, co ma fundamentalne znaczenie dla prawidłowości i rzetelności procesu księgowego. Ponadto, umowa powinna zawierać szczegółowe zapisy dotyczące odpowiedzialności za ewentualne błędy popełnione przez podwykonawców, na przykład w sytuacji, gdy biuro rachunkowe powierza sporządzenie sprawozdań finansowych zewnętrznym księgowym współpracującym na zasadzie umowy B2B lub umowy zlecenia. Jest to istotne dla zabezpieczenia interesów obu stron i zapewnienia, że wszelkie działania są prowadzone zgodnie z obowiązującymi standardami oraz przepisami prawa.
Oświadczenie księgowej prowadzącej
W naszym biurze rachunkowym księgowa odpowiedzialna za prowadzenie księgowości klienta, składa specjalne oświadczenie. Takie działanie ma na celu z jednej strony ochronę interesów właściciela biura, a z drugiej strony umożliwia księgowej wyraźne stwierdzenie, że przygotowane sprawozdanie finansowe zostało sporządzone wyłącznie na podstawie dostarczonej dokumentacji, przy czym za ewentualne braki odpowiada klient biura rachunkowego. Ten dokument stanowi doskonałe narzędzie w procesie standaryzacji obsługi księgowej, zapewniając jasne zasady odpowiedzialności i współpracy. Ważne, aby oświadczenie księgowej wskazywało którego sprawozdania dotyczy - którego pliku "xml" sprawozdania finansowego. Często kwestie techniczne wymagają kilku prób generowania pliku - w takim przypadku ważne, aby w oświadczeniu pojawiła się wartość kontrolna np.: oświadczenie do sprawozdania finansowego zawartego w pliku XML, podpisanego dnia [...], o sumie bilansowej [...] i wartości zysku netto [...]. Można również dodać do oświadczenia załączniki, takie jak bilans, rachunek zysków i strat itp.
Umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
Umowa o świadczenie usług księgowych powinna uwzględniać postanowienia dotyczące możliwości delegowania obowiązków związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych na osobę odpowiedzialną i upoważnioną przez biuro rachunkowe. Przykład zapisu:
§ 5.Powierzenie prac podmiotom zewnętrznym
1.[Biuro] jest uprawnione do powierzenia wykonania poszczególnych obowiązków wynikających z Umowy innej osobie lub innemu podmiotowi, udzielając mu w tym zakresie zlecenia i pełnomocnictwa.
2.[Biuro] może też przy wykonywaniu Umowy współdziałać ze współpracownikami oraz ekspertami, jeżeli jest to konieczne dla prawidłowej realizacji Umowy.Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe a ubezpieczenie OC
Podczas delegowania zadań (np.: sporządzenie sprawozdania finansowego) istotne jest zapoznanie się z warunkami posiadanej polisy ubezpieczeniowej (obowiązkowe i dobrowolne OC). Należy pamiętać, że w przypadku zaistnienia szkody, ubezpieczyciel może żądać przedstawienia umowy o świadczenie usług księgowych. Tematyka ubezpieczeń jest szeroka, ale warto mieć na uwadze, że ubezpieczyciel może podjąć działania regresowe. Istnieje możliwość, że analizując szkodę, ubezpieczyciel będzie badał również ewentualny udział pracowników biura w jej powstaniu. W związku z tym, pojawiają się pytania:
czy biuro zamierza pociągać zleceniobiorców do odpowiedzialności?
czy księgowi mają zabezpieczyć swój interes prawny własnym ubezpieczeniem OC?
Przykładowy zapis w umowie, który może ograniczać odpowiedzialność zleceniobiorców, może prezentować się w następujący sposób:
§ 11. Zakres odpowiedzialności
1.[Biuro] ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy w granicach określonych przez przepisy prawa, z zastrzeżeniem postanowień niniejszego paragrafu.
2.Za działania współpracowników, podwykonawcy oraz ekspertów, [Biuro] odpowiada względem Zleceniodawcy jak za swoje własne działania.
[...]Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w biurze rachunkowym? W sytuacji, gdy księgi rachunkowe prowadzone są przez biuro rachunkowe, sprawozdanie finansowe wymaga podpisu nie tylko kierownika jednostki, ale również osoby uprawnionej do reprezentowania tego biura. Podpis księgowych umieszczany jest w części dokumentu osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Co więcej, możliwe jest, aby sprawozdanie finansowe podpisała również osoba, która bezpośrednio zajmowała się jego sporządzeniem, chociaż obowiązek taki nie jest jednoznacznie określony w przepisach ustawy o rachunkowości. Warto zauważyć, że taka praktyka może stanowić dodatkowe potwierdzenie rzetelności i dokładności przedstawionych danych finansowych.
Księgowa prowadząca (sporządzająca sprawozdanie finansowe) powinna podpisać odpowiednie oświadczenie. Wzór takiego oświadczenia poniżej:
Zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz.U. z 2016 roku, poz. 1047, z późn. zm.), podpisanie sprawozdania finansowego jest aktem potwierdzającym, że dokument ten jest kompletny oraz wiernie odzwierciedla stan majątkowy i finansowy podmiotu, który stosuje się do wymogów wspomnianej ustawy.
Przeczytaj również:
Ustawa o rachunkowości - brak wskazówek technicznych i organizacyjnych
Art. 52. - [Termin sporządzenia i podpisywanie sprawozdania finansowego] - Rachunkowość.
1. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
2. Sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
2a. Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie.
2b. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń [...] Kto podpisuje sprawozdanie finansowe w biurze rachunkowym?
Zgodnie z wymogami ustawy, odpowiedzialność za podpisanie sprawozdania finansowego oraz umieszczenie daty podpisu spoczywa na osobie odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz na kierowniku jednostki. W przypadku, gdy zarządzanie jednostką odbywa się przez organ kolegialny, wymagane jest podpisanie dokumentu przez wszystkich członków tego organu. Osobą zazwyczaj odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest główny księgowy, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Niemniej jednak, jednostka ma możliwość powierzenia zadań związanych z prowadzeniem księgowości oraz przygotowaniem sprawozdań finansowych zewnętrznej jednostce specjalizującej się w usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych.