Biura rachunkowe często angażują się w prowadzenie dokumentacji dotyczącej obrotu gotówkowego ich klientów, nie zawsze będąc świadomym potencjalnych konsekwencji. Księgowi przygotowują dokumenty KP, KW, raporty kasowe, a następnie sporządzają i podpisują bilans. Proces ten zazwyczaj przebiega bez zastrzeżeń, dopóki nie pojawią się roszczenia ze strony klientów lub zostanie przeprowadzona kontrola. Rodzi to pytanie, czy księgowi rzeczywiście mogą odpowiedzialnie dokumentować obrót gotówkowy, z którym nie mieli fizycznego kontaktu? Czy saldo kasy faktycznie jest w kasie spółki?
Zasady obrotu gotówką
Zasady zarządzania gotówką powinny być szczegółowo opisane w regulaminie zarządzania obrotem kasowym, zatwierdzonym przez kierownika jednostki. Regulamin, będący nieodłączną częścią wdrożonych w jednostce zasad rachunkowości, powinien precyzyjnie definiować zakres obowiązków osoby pełniącej funkcję kasjera. Kasjer natomiast powinien potwierdzić deklarację odpowiedzialności oraz oświadczenie o znajomości zasad gospodarki kasowej i obrotu gotówkowego. Dodatkowo warto ustalić procedury zabezpieczające przestrzenie kasowe oraz przechowywane w nich środki finansowe, a także określić minimalną ilość gotówki, która powinna być dostępna w kasie na potrzeby bieżące, znane jako rezerwa kasowa.
Na początku współpracy każdy klient otrzymuje standardowy e-mail (standaryzacja przyjęcia klienta do obsługi księgowej), który przedstawia obowiązki płynące z nawiązania umowy o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wśród przekazywanych informacji znajduje się przypomnienie o wymogu prowadzenia właściwej dokumentacji dotyczącej obrotu gotówkowego.
[Temat: Przypomnienie o obowiązku prowadzenia dokumentacji obrotu gotówkowego]
Dzień dobry,
chciałbym przypomnieć o ważnym elemencie współpracy, jakim jest wymóg prowadzenia i dostarczania do naszego biura szczegółowej dokumentacji obrotu gotówkowego. Prawidłowe i regularne dokumentowanie wszystkich transakcji gotówkowych jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również kluczowym elementem zapewniającym transparentność finansową firmy.
Proszę upewnić się, czy wszystkie transakcje gotówkowe są odpowiednio i na bieżąco rejestrowane (KP, KW, raport miesięczny), w tym:
1. Data transakcji
2. Kwota transakcji
3. Strona przeciwna (odbiorca lub dostawca)
4. Cel transakcji
5. Podpis osoby odpowiedzialnej za transakcję
Przypominamy, że brak należytej dokumentacji może skutkować problemami podczas ewentualnych kontroli podatkowych oraz może wpłynąć na rzetelność sprawozdań finansowych.
W załączniku przesyłamy wzór niezbędnych dokumentów:
1. Regulamin zarządzania obrotem kasowym
2. Deklaracja odpowiedzialności oraz oświadczenie o znajomości
zasad gospodarki kasowej i obrotu gotówkowego dla osoby odpowiedzialnej.
3. Inwentaryzacja gotówki w kasie
Wzór należy dostosować do indywidualnych potrzeb firmy.
Jeśli pojawią się jakieś pytania dotyczące prowadzenia dokumentacji obrotu gotówkowego lub potrzeba wsparcia w tej kwestii, nasz zespół jest do dyspozycji. Skontaktuj się z nami, aby umówić spotkanie lub uzyskać dodatkowe informacje.
Ponadto, w ramach umowy o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, zawarty jest odpowiedni zapis, który nakłada na klienta obowiązek prawidłowego dokumentowania obrotu gotówkowego.
[Fragment: umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych]
§ 8.Przekazywanie dokumentów
[...]
Raporty kasowe i sprzedaż fiskalna:
a. winny być prowadzone według miejsc w których występuje obrót gotówkowy polegający na przyjmowaniu i rozchodowaniu środków pieniężnych na przestrzeni całego miesiąca, aczkolwiek w różnych odstępach czasowych. Oznacza to, że jeśli w danym dniu przyjęto gotówkę, a następnie z tych środków pokryte zostały wydatki, np.: na zakup środków czystości itp., przepływy pieniężne wynikające z tych operacji należy ujmować w raporcie kasowym na bieżąco (tj. zgodnie z datą faktycznego wpływu i wypływu gotówki),
b. do raportu kasowego należy dołączyć podpisane i zatwierdzone dowody obrotu gotówkowego KP,KW oraz raportu miesięcznego,Zadziwienie klienta, niezaznajomionego z obowiązkiem prowadzenia ewidencji kasowej, może skutkować szeregiem scenariuszy, zwłaszcza w sytuacji, gdy dowiaduje się, że finanse firmy były zarządzane przez księgową bez jego wiedzy. Takie okoliczności mogą prowadzić do rozbieżności w oczekiwaniach i zrozumieniu, co do roli i obowiązków księgowości w kontekście zarządzania finansami przedsiębiorstwa.
Ja mam kasę w spółce?
Klient może być zaskoczony, że w spółce są jakiekolwiek środki gotówkowe.
Skąd takie saldo w kasie? – trzeba było mówić wcześniej!
Klient może być zaskoczony wysokością salda w kasie, szczególnie jeśli nie był informowany na bieżąco o finansach firmy.
Ile mamy w kasie?
To proste pytanie wskazuje na brak świadomości klienta co do bieżącej sytuacji finansowej firmy.
Dlaczego mamy środki w kasie przecież nie muszę się znać na wszystkim!
Pytanie może wynikać z frustracji klienta związanej z koniecznością zrozumienia wszystkich aspektów prowadzenia biznesu. Księgowa mogłaby wyjaśnić, że posiadanie środków w kasie jest częścią normalnego zarządzania finansami firmy.
Inwentaryzacja gotówki do bilansu - pamiętaj, że jasna i zrozumiała komunikacja jest kluczem do zapewnienia, że klient będzie świadomy swoich obowiązków i korzyści płynących z należytego prowadzenia dokumentacji księgowej. Dostarczenie konkretnych narzędzi i wsparcia może znacząco ułatwić klientom przestrzeganie tych wymogów. W takich sytuacjach kluczowe jest, aby księgowa zapewniła jasne i zrozumiałe komunikaty, a także zaoferowała regularne informacje, aby klient mógł lepiej zrozumieć i czuć się bardziej zaangażowany w zarządzanie finansami firmy. W mojej ocenie biura rachunkowe, jeśli chcą prowadzić tego typu dokumentację w imieniu klienta, to powinny przynajmniej raz w roku otrzymać dokument inwentaryzacji gotówki w kasie podpisany przed osobę odpowiedzialną. Jeśli chcemy być bardziej skrupulatni, to należy dokument wymagać co miesiąc. Usługi mają to do siebie, że zazwyczaj klienci myślą, że mają wykonawcę na wyłączność, dlatego dobrze jest systematycznie informować i edukować klientów o ich obowiązkach, aby ograniczyć ewentualne pretensje w przyszłości. Dlatego ostatecznie przed podpisaniem sprawozdania finansowego zadbaj o dostarczenie protokołu inwentaryzacji gotówki w kasie.
Co umówi o tym ustawa o rachunkowości?
Obowiązkiem każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe jest przeprowadzenie na koniec roku obrotowego inwentaryzacji wszystkich składników aktywów i pasywów. Ustawa o rachunkowości wskazuje metody i terminy inwentaryzacji poszczególnych grup. Nie wskazuje jednak szczegółów o charakterze technicznym czy organizacyjnym. Te szczegóły powinny wynikać z wewnętrznych instrukcji inwentaryzacyjnych. Tak więc zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości istnieje obowiązek inwentaryzowania środków pieniężnych w kasach. Inwentaryzację należy przeprowadzić drogą spisu z natury na dzień bilansowy.
Rzetelność sprawozdania finansowego
Inwentaryzacja kasy jest jednym z warunków uznania, iż sprawozdanie finansowe rzetelnie i wiernie odzwierciedla obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Jej głównym celem jest bowiem potwierdzenie istnienia i wartości aktywów i pasywów prezentowanych w bilansie. Skoro księgowi wykazując w bilansie saldo kasy bez dokumentu inwentaryzacji gotówki, to czy możemy mówić o rzetelności i odzwierciedleniu stanu rzeczywistego w bilansie?
Stan gotówki do bilansu
Inwentaryzację gotówki i papierów wartościowych zgromadzonych w kasie należy przeprowadzać, ustalając ich stan na dzień bilansowy. Ten proces obejmuje nie tylko zliczenie środków pieniężnych w złotówkach i walutach obcych, ale również weryfikację metod ich zabezpieczenia i przechowywania, a także kompletność i wiarygodność dokumentacji kasowej. Czy wiesz, że podczas kontroli przedsiębiorca może być zobowiązany do "wyłożenia kasy na stół"?
Jak zachowuje należytą staranność?
otrzymuję wypełnioną ankietę bilansową, o której wspomniałem w innym wpisie (szczegóły tutaj: ankieta bilansowa). Ankieta ta zawiera podsumowanie kluczowych informacji, które musi potwierdzić zarząd spółki. Przykład pytania z ankiety to: „Czy Spółka dostarczyła już wszystkie wymagane dokumenty dotyczące zakończonego roku obrachunkowego [2023] do [nazwa biura] biura rachunkowego?”.
otrzymuję dokumentację przeprowadzenia inwentaryzacji kasy i magazynu przez spis z natury.
posiadam odpowiedni zapis zabezpieczający w umowie o usługowe prowadzenie siąg rachunkowych.
Inwentaryzacja gotówki do bilansu
Nie wszystkie składniki majątku można jednak zweryfikować poprzez spis z natury czy uzgodnienie sald. W takich przypadkach stosuje się metodę inwentaryzacji przez weryfikację. Poniżej znajdziesz informację na co zwracam uwagę podczas inwentaryzacji przez weryfikację
Art. 26. Ustawy o rachunkowości [inwentaryzacja]
1.Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
1)aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2)aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
3)środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.Zidentyfikuj składniki majątku podlegające inwentaryzacji przez weryfikację. Do tej kategorii należą między innymi:
Środki trwałe o utrudnionym dostępie (z tym ostrożnie),
Grunty i prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
Należności sporne i wątpliwe,
Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
Zobowiązania i należności z tytułów publicznoprawnych,
Inne aktywa i pasywa, które z różnych przyczyn nie mogły być zinwentaryzowane tradycyjnymi metodami.
Dokumentacja inwentaryzacji
Dla każdego składnika majątku zgromadź dokumenty potwierdzające jego wartość i stan, takie jak umowy, faktury, decyzje administracyjne. Te dokumenty staną się podstawą do weryfikacji danych księgowych. Dokonaj porównania danych z ksiąg rachunkowych z zgromadzonymi dokumentami. Sprawdź:
czy zapisy w księgach rachunkowych odpowiadają stanowi faktycznemu,
czy wartość zapisana w księgach rachunkowych jest realna i aktualna.
Jeśli znajdziesz rozbieżności między stanem księgowym a faktycznym lub dokumentacją, dokonaj analizy konieczności sporządzenia korekty. Zapisz wszystkie etapy weryfikacji, w tym zidentyfikowane nieprawidłowości i dokonane korekty. Utwórz raport z inwentaryzacji, który będzie częścią dokumentacji finansowej firmy. Przekazuj na bieżąco ustalenia klientowi.
Inwentaryzacja przez weryfikację jest wymagana, gdy tradycyjne metody inwentaryzacji nie mogą być zastosowane. Dzięki starannej weryfikacji danych księgowych z dokumentacją można zapewnić realność i prawidłowość sald kont księgowych, co jest kluczowe dla rzetelności sprawozdania finansowego. Pamiętaj, aby każdy krok procesu był odpowiednio udokumentowany, co zabezpieczy przed ewentualnymi nieścisłościami podczas kontroli finansowej lub roszczeniami klienta.