Początek miesiąca to idealny moment na planowanie i organizowanie różnych zadań związanych z księgowością, takich jak rozliczenie minionego miesiąca, realizację zadań dodatkowych oraz innych prac około księgowych. W tym czasie, wielu klientów biura już dostarcza niezbędne dokumenty, co czyni to idealnym momentem na przystąpienie do organizacji procesu księgowania. Księgowanie od pierwszego dnia miesiąca, pozwala na bieżąco monitorować przepływ prac w biurze rachunkowym, umożliwia szybsze wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości oraz przyczynia się do lepszego planowania finansowego np.: budżetowania wynagrodzeń. Ponadto, regularne przetwarzanie dokumentów od początku miesiąca pozwala na równomierne rozłożenie obciążenia pracy w biurze księgowym, co może przyczynić się do zwiększenia efektywności i dokładności. Czy księgowanie firm 1go dnia miesiąca jest dobrym rozwiązaniem?
Sposób przesyłania dokumentów
Ile firm zaksięgujesz 1go dnia miesiąca - w naszym biurze rachunkowym zrezygnowaliśmy z odbierania dokumentów przez e-mail na rzecz bezpośredniego przesyłania ich do systemu księgowego, który jest zintegrowany z systemem CRM. Ta zmiana była odpowiedzią na początkowy chaos związany z przyjmowaniem dokumentów online, gdy klienci wysyłali je na firmową skrzynkę mailową. Taka metoda prowadziła do licznych błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim, jakim jest ręczne przeglądanie i sortowanie maili.
Aby rozwiązać ten problem, rozważaliśmy użycie dedykowanych skrzynek mailowych wspieranych przez rozwiązania OCR od różnych dostawców. Jednak ta metoda również okazała się nieskuteczna w eliminowaniu błędów i nie spełniła naszych oczekiwań w zakresie efektywności pracy.
Uwaga! Jeżeli interesuje Cię rozwiązanie, które opisuje w tym wpisie to skorzystaj z tego linku podczas rejestracji -> Rejestracja automatyzacji + "Zarejestruj się" = a otrzymasz 30 dni testu za darmo bez zobowiązań i umowy. Dodatkowo otrzymasz możliwość konsultacji z wdrożeniowcem. |
Po wielu latach eksperymentowania, zdecydowaliśmy, że najlepszym rozwiązaniem jest umożliwienie klientom dodawania dokumentów bezpośrednio do systemu księgowego. Teraz, gdy dokument zostanie zeskanowany i dodany do systemu, jest automatycznie umieszczany w specjalnym katalogu. Dodatkowo, dokumenty te są prezentowane w systemie jako wstępnie zaksięgowane wersje robocze, co pozwala na szybsze przetwarzanie i minimalizację błędów. Ta metoda nie tylko zwiększyła efektywność naszej pracy, ale również poprawiła jakość usług oferowanych klientom, zapewniając im większe zaufanie do naszych procesów księgowych.
Co istotne, wykorzystywane w naszym biurze rozwiązanie jest już w pełni przygotowane do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co umożliwia dalsze usprawnienie zarządzania dokumentacją księgową. Dzięki tej funkcjonalności nasi klienci mogą czerpać korzyści z nowoczesnych, bezpiecznych i zgodnych z przepisami metod prowadzenia księgowości.
Program do wystawiania faktur
Od 2014 roku badam możliwości współpracy księgowej online z klientami w zakresie usług księgowych. Początkowo, klienci otrzymywali dwa główne narzędzia:
Program do wystawiania faktur.
„Miejsce” do gromadzenia danych księgowych i finansowych firmy.
Początkowo, programy do wystawiania faktur były aplikacjami stacjonarnymi instalowanymi z płyt CD, natomiast dane księgowe przechowywano na dysku Google. Aktualnie, oprogramowanie do wystawiania faktur sprzedaży nie tylko ułatwia klientom zarządzanie procesem sprzedaży poprzez zintegrowane narzędzia i rozszerzenia, ale także oferuje nowoczesne rozwiązania w zakresie współdzielenia informacji między księgowymi a przedsiębiorcami. Dzięki temu obie strony mają dostęp do transparentnych i aktualnych danych finansowych firmy. Co więcej, nowe technologie umożliwiają automatyzację wielu procesów księgowych, co znacząco poprawia efektywność pracy i redukuje możliwość popełnienia błędów.
Informacja o komplecie dokumentów
Rozwiązanie, z którego korzystamy umożliwia jednoczesną pracę przedsiębiorcy i księgowego na tym samym koncie. Ułatwia komunikację między tymi osobami za pomocą modułu kontaktowego oraz funkcji, która pozwala klientowi zgłosić, że zebrał wszystkie dokumenty za określony miesiąc.
Biuro rachunkowe może sprawdzić, czy przedsiębiorca zgromadził wszystkie dokumenty za określony okres, logując się do systemu i przeglądając pełną listę firm w kolumnie STATUS KSIĘGOWY. Status DO KSIĘGOWANIA automatycznie pojawi się tam, gdy przedsiębiorca potwierdzi komplet dokumentów. Aby zmienić status księgowy dla wybranej firmy bezpośrednio z poziomu listy firm, wystarczy kliknąć na obecny status, a następnie wybrać nowy status z dostępnej listy, na przykład W TRAKCIE KSIĘGOWANIA.
Wybór statusów księgowych na liście firm umożliwia szybką ocenę stanu bieżących prac. Na przykład, można łatwo zidentyfikować, ilu klientów nie dostarczyło jeszcze dokumentów do księgowania. Dzięki temu biuro rachunkowe może efektywnie zarządzać swoimi zadaniami i priorytetami, monitorując, które firmy są gotowe do księgowania, a które jeszcze wymagają kompletacji dokumentacji.
Ile firm zaksięgujesz 1go dnia miesiąca? - podsumowanie
Pierwszego dnia miesiąca mogę zaksięgować około 20 firm – badany fragment to firmy generujące do 30-40 transakcji zakupów (również spółki) – sprzedaż bez limitu. To doskonały przykład, jak technologie mogą znacznie zwiększyć wydajność pracy w biurze rachunkowym. Wykorzystanie systemu CRM do zarządzania dokumentacją online, unikanie zaśmiecania skrzynki e-mailowej oraz automatyczne powiadomienia o gotowości dokumentów do zamknięcia miesiąca, to rozwiązania, które optymalizują procesy księgowe. Automatyczne księgowanie faktur sprzedaży w momencie ich wystawienia oraz przygotowanie dokumentów kosztowych do akceptacji znacznie skracają czas potrzebny na zamknięcie miesiąca.
Mając możliwość zamknięcia 20 firm w jeden dzień, widać, jak dużą skalę operacji można obsłużyć dzięki dobrze zintegrowanym systemom informatycznym - można zyskać więcej czasu na analizę niż nadmierne przetwarzanie. To także pokazuje, jak ważne jest dobranie odpowiednich narzędzi i technologii, które wspierają i automatyzują kluczowe aspekty pracy księgowej. Tego rodzaju efektywność nie tylko pozwala na obsługę większej liczby klientów bez zwiększania zasobów ludzkich, ale także zapewnia wyższą jakość usług i szybszą reakcję na potrzeby klienta. Jeśli chcesz porozmawiać o automatyzacji w swoich biurze, to chętnie polecę firmę wdrożeniową i udzielę wskazówek.
Jeśli interesuje Cię temat automatyzacji i robotyzacji biura, to zachęcam do bezpłatnego dołączenia do bartusiak.pl -> społeczność.